Beheerscontrole

Onze eigen prestaties meten

We volgen de dagelijkse prestaties van onze onlinediensten op de voet. Alle relevante gegevens over geautomatiseerde processen brengen we samen in een overzicht (‘general view’). Zo krijgen we een betrouwbaar beeld van het aantal aangiftes, de behandelingstijd, de beschikbaarheid, enzovoort.

We proberen de gegevens ook in een breder verband te zien. Wat is er veranderd op langere termijn? Hoe verhouden de verschillende onlinediensten en activiteiten zich tot elkaar? Om dergelijke complexe verbanden te leggen, gebruiken we een datawarehouse. Dat is een geautomatiseerde omgeving die grote hoeveelheden informatie uit interne en externe bronnen systematisch verzamelt, groepeert, combineert en bewerkt. Dat maakt het eenvoudiger om rapporten te maken die helemaal op onze behoeften zijn afgestemd.

Terwijl de general views een indruk geven van de werking van de geautomatiseerde processen, toont het datawarehouse hoe de naverwerking van de gegevens uit die processen verloopt.

De RSZ beschikt over een balanced scorecard voor het Directiecomité en een balanced scorecard voor elke algemene directie. Dit betekent dat we over een geheel van kwantificeerbare metingen beschikken, waarmee we evalueren in welke mate onze organisatie erin slaagt haar missie en strategische doelstellingen te realiseren. Concreet wordt de balanced scorecard voor het volgende gebruikt:

als sturingsmodel voor management,
om via indicatoren te meten of de doelstellingen (de kritieke succesfactoren) worden gehaald, en
om systematisch te kunnen bijsturen.

De scorecard doet ook dienst als communicatie-instrument voor het management. Ze is uitstekend geschikt om een strategie mee uit te stippelen:

Strategische doelstellingen worden via operationele plannen concreet gemaakt.
Via boordtabellen worden de taken en verantwoordelijkheden tot op het niveau van de werknemer gebracht.

De opvolging van de bestuursovereenkomst en van het bestuursplan is geïntegreerd in de balanced scorecard, zodat een gecentraliseerde opvolging van elke directie mogelijk wordt.

Interne audits

Onze interne-auditdienst bestaat uit enkele auditoren. Zij analyseren de werkprocessen van de RSZ en gaan na of de risico’s in die processen onder controle zijn. Zo gaan ze bijvoorbeeld na of de juiste procedures zijn gevolgd, of de invorderingen correct worden berekend, of de dossiers tijdig worden behandeld, enzovoort.

Door aanbevelingen te formuleren willen ze het management van onze organisatie stimuleren om een gepast antwoord te formuleren op de vastgestelde risico’s.

In november 2024 werd de audit van de loonmotor afgerond. Deze audit bestaat uit 2 delen, een IT-gedeelte dat werd opgeleverd door Smals en een business-gedeelte dat werd opgeleverd door E&Y. In het business-gedeelte gaat het om een design-audit van de controlemaatregelen. De 4 belangrijkste processen binnen de loonmotor werden geauditeerd en waar nodig werden aanbevelingen geformuleerd. De loonmotor van de RSZ vormt voor de andere OISZ een ‘uitbesteed proces’. Door het uitvoeren van deze audit verstrekt de RSZ een redelijke zekerheid dat het proces van de loonmotor onder controle is t.a.v. de gebruikersorganisaties.

Daarnaast werd de audit met betrekking tot de inkomende gelden en de verwerking hiervan in de boekhouding van de RSZ opgestart. Deze audit werd onder andere gekozen in kader van de certificering van de jaarrekening en zal in de loop van 2025 afgerond worden.

De interne auditdienst staat samen met het team ‘beheerscontrole’ ook in voor de opvolging van de actieplannen die de betrokken diensten maken op basis van aanbevelingen van het auditrapport.

Platina-netwerk

Het Platina-netwerk is een netwerk van auditoren van de interne-auditdiensten van de 11 Openbare Instellingen van Sociale Zekerheid (OISZ). Het Platina-netwerk streeft naar gemeenschappelijke kennisopbouw, ervaringsuitwisseling, afstemming en samenwerking. Jaarlijks wordt een activiteitenrapport opgemaakt en voorgelegd aan het College van OISZ.

Sinds 2016 biedt het Gemeenschappelijk Auditcomité voor de OISZ een belangrijke methodologische ondersteuning aan de interne auditoren die binnen de OISZ actief zijn. In dit comité zetelen vier externe experten en vier vertegenwoordigers van de sociale partners.

Orestes

Een organisatie als de RSZ is voortdurend in beweging. We moeten daarom regelmatig opnieuw inschatten of er voldoende personeel is en of aan dat personeel de juiste taak is toegewezen.

Daarvoor hebben we Orestes: een model dat ons helpt om het vereiste aantal medewerkers per niveau en per directie te bepalen. De resultaten van Orestes helpen ons om ons jaarlijkse personeelsplan op te stellen. In moeilijke budgettaire tijden is een dergelijk instrument extra nuttig om onze personeelsbehoefte te verantwoorden bij de regering.

Als de budgettaire grenzen vastgesteld zijn, beslist het directiecomité op basis van Orestes welke aanwervingen prioritair zijn. De aanwervingen worden opgenomen in het personeelsactieplan. Soms is het zinvoller om personeel te verschuiven dan om nieuwe mensen aan te werven. Ook dan kan Orestes de juiste richting aangeven.

Orestes dient ook als basis voor de analytische boekhouding. Uit de werklast per persoon kunnen we immers gemakkelijk de personeelskost per persoon afleiden. Orestes laat ons ook toe om in het kader van de individuele evaluaties de sleutelactiviteiten voor elk functieprofiel te bepalen. Op basis daarvan bepalen we vervolgens de individuele doelstellingen. Ten slotte helpt Orestes ons ook om op een objectieve manier ons taalkader te definiëren.

De RSZ deelt zijn kennis op het gebied van werkmeting met andere instellingen door mee te werken aan het opleidingsaanbod van het Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO) en netwerkvergaderingen met de OISZ en andere geïnteresseerde organisaties te organiseren.

Interne controle

Bij de RSZ is ‘interne controle’ het geheel van de maatregelen die het management en het personeel nemen om de strategie en de doelstellingen van de organisatie uit te voeren. De interne controle verbetert dus de werking van de RSZ door ervoor te zorgen dat de organisatie efficiënt draait.

De afdeling interne controle maakt deel uit van het team ‘Organisatiebeheer’ binnen de directie Organisatie en Ontwikkeling en bestaat uit 2 experten. Zij ondersteunen de diensten in het bijzonder bij:

de effectiviteit, efficiëntie en zuinigheid van de processen en activiteiten,
de beheersing van de risico’s,
de naleving van reglementen en procedures,
de kwaliteit van de beheersinformatie en, meer algemeen, de naleving van de verplichting om rekenschap af te leggen, en
de bescherming van middelen of activa tegen verlies, wangebruik en schade.

Het team risicobeheer heeft in 2024 ingezet op het verder ontwikkelen van de kennis van de business analisten door het organiseren van 2 opleidingen: risicomanagement en Business Proces Management (BPM). Na het volgen van de opleiding BPM werd er een werkgroep opgericht om te streven naar een eenvormige aanpak binnen de RSZ om zo de efficiëntie en effectiviteit van onze bedrijfsprocessen te verbeteren.

Volgende thema’s en de uniforme aanpak ervan werden in de werkgroep besproken: repository-processen, toepassen levels procesmodellering, rollen en verantwoordelijkheden en het gebruik van tools om processen te beschrijven.

In 2024 werd de tool, ontworpen om de verschillende actieplannen (zowel operationeel als strategisch) op te volgen, verder aangevuld en opgevolgd. Het is de bedoeling om de aanbevelingen van de interne auditdienst en van externe diensten zoals het Rekenhof hierin op te nemen.

De ‘Certificering van de jaarrekeningen’ door het Rekenhof zal voor de RSZ een eerste keer gebeuren op boekjaar 2025. In 2024 werden de ontbrekende processen opgemaakt en verzameld in de daarvoor ontwikkelde SharePoint, net als de validatiestroom. In 2024 werden de eerste processen gevalideerd volgens de regels van het delegatiebesluit.

De ontwerpen van bestuursovereenkomsten van de openbare instellingen van sociale zekerheid (OISZ) voorzagen in de oprichting van het netwerk Organisatiebeheersing. Begin 2022 werd dit netwerk opgericht. Het bestaat uit medewerkers die instaan voor het risicobeheer binnen hun OISZ met de RSZ als voorzitter. Het netwerk is in 2024 vier keer samengekomen om kennis en goede praktijken uit te wisselen op conceptueel, methodologisch en organisatorisch vlak tussen de organisatiebeheersingsfuncties.