Contrôle de gestion

Mesurer nos propres prestations

Nous suivons de près les prestations quotidiennes de nos services en ligne. Nous rassemblons toutes les données pertinentes sur les processus automatisés dans un aperçu afin d’avoir une image fiable du nombre de déclarations, du délai de traitement, de la disponibilité, etc.

Nous tentons également de considérer les données dans un contexte plus large. Qu’est-ce qui a changé à plus long terme ? Comment les différents services et activités en ligne interagissent-ils entre eux ? Afin d’établir ces liens complexes, nous utilisons un datawarehouse. Soit un environnement automatisé croisant et traitant systématiquement de grandes quantités d’informations issues de sources internes et externes. Cette pratique nous permet d’obtenir des rapports qui répondent mieux à nos besoins.

Les aperçus donnent une image du fonctionnement des processus automatisés, tandis que le datawarehouse montre comment les données issues de ces processus seront traitées ultérieurement.

L’ONSS dispose d’une balanced scorecard au niveau du Comité de direction et d’une balanced scorecard pour chaque direction générale. Autrement dit, l’ONSS dispose d’un ensemble d’éléments quantifiables évaluant dans quelle mesure l’organisation réussit à réaliser sa mission et ses objectifs stratégiques. Concrètement, la balanced scorecard est utilisée dans les situations suivantes :

• comme modèle pilote pour le management ;
• dans l’évaluation, au moyen d’indicateurs, de l’atteinte d’objectifs (les facteurs de réussite critiques) ;
• dans la possibilité de remédiation systématique.

La scorecard sert aussi d’instrument de communication du management. Elle est toute désignée pour définir une stratégie :

• Les objectifs stratégiques sont concrétisés sur base de plans opérationnels.
• Les tableaux de bord permettent de définir les tâches et les responsabilités jusqu’au niveau du collaborateur.

Le suivi du contrat d’administration et du plan d’administration est intégré à la balanced scorecard permettant un suivi centralisé de chaque direction.

Audits internes

Notre service de l’audit interne se compose de plusieurs auditeurs qui analysent les processus de travail de l’ONSS et vérifient si les risques liés aux processus sont maîtrisés. Ils contrôlent par exemple si les procédures ad hoc ont été respectées, si les recouvrements ont été correctement calculés, si les dossiers ont été traités dans les délais, etc.

En formulant des recommandations, ils entendent encourager le management de notre organisation à donner une réponse appropriée aux risques constatés.

En novembre 2024 s’est finalisé l’audit du moteur salarial. Cet audit comprend 2 volets : un volet IT réalisé par Smals et un volet business réalisé par E&Y. Le volet business concerne un audit lié à la conception des mesures de contrôle. Sur base de l’audit des 4 processus les plus importants en oeuvre dans le moteur salarial, des recommandations ont été formulées quand nécessaire. Le moteur salarial de l’ONSS est, pour les autres institutions publiques de sécurité sociale (IPSS), un processus sous-traité. Avec la réalisation de cet audit, l’ONSS offre, aux organisations utilisatrices, la garantie raisonnable de maîtriser le processus de moteur salarial.

Par ailleurs, l'audit relatif aux fonds entrants et à leur traitement dans la comptabilité de l'ONSS a été lancé. Cet audit a notamment été choisi dans le cadre de la certification des comptes annuels et sera finalisé dans le courant de l'année 2025.

Le service d'audit interne, de concert avec l'équipe « contrôle de gestion », assure également le suivi des plans d'action établis par les services concernés sur base des recommandations du rapport d'audit.

Le réseau Platina

Le réseau Platina est un réseau d'auditeurs des services d'audit interne des 11 institutions publiques de sécurité sociale (IPSS). Il vise à constituer un socle commun de connaissances, à partager les expériences, à harmoniser le travail et à favoriser la collaboration entre les institutions. Platina établit un rapport d'activités annuel qu'il présente au Collège des IPSS.

Depuis 2016, le Comité d’audit interne a fourni un important soutien méthodologique aux auditeurs internes actifs au sein des IPSS. Ce comité comprend 4 experts externes et 4 représentants des partenaires sociaux.

Orestes

L’ONSS est en perpétuel mouvement. D’où l’obligation d’évaluer régulièrement si le personnel est en nombre suffisant et s’il se voit confier les tâches ad hoc.

Pour ce faire, nous recourons à Orestes : un modèle contribuant à définir le nombre requis de collaborateurs par niveau et par direction. Les résultats d’Orestes nous permettent d’élaborer notre plan de personnel annuel. En cette période difficile sur le plan budgétaire, un tel instrument est d’autant plus nécessaire pour justifier nos besoins en personnel auprès du gouvernement.

Nous utilisons aussi Orestes à d’autres fins. Une fois définies les limites budgétaires, le comité de direction s’en sert pour déterminer les recrutements prioritaires. Le plan d’action du personnel reprend les recrutements. Il est parfois préférable de déplacer du personnel plutôt que d’en engager. Dans ces cas-là, Orestes peut également nous indiquer la direction à suivre.

Orestes fait également office de base pour la comptabilité analytique. En se basant sur la charge de travail par personne, nous pouvons facilement déduire les frais de personnel. Orestes nous permet par ailleurs de déterminer les activités-clés de chaque profil de fonctions dans le cadre des évaluations individuelles. Avec la possibilité, ensuite, de fixer les objectifs individuels. Enfin, Orestes nous aide à définir notre cadre linguistique d’une manière objective.

L’ONSS partage ses connaissances dans le domaine de la mesure du travail avec d’autres institutions. Elle collabore ainsi à l’offre de formations de l’Institut de Formation de l’Administration fédérale (IFA) et à l’organisation de réunions de réseau avec les IPSS et les autres partenaires intéressés.

Contrôle interne

À l'ONSS, le « contrôle interne » correspond à l'ensemble des mesures prises par le management et le personnel pour mettre en œuvre la stratégie et les objectifs de l'organisation. Le contrôle interne améliore donc l’efficacité de l'ONSS en assurant le bon fonctionnement de l'organisation.

Le contrôle interne, qui fait partie de la section « Gestion de l’organisation » au sein de la direction « Organisation et Développement », compte 2 experts. Ils assistent plus spécifiquement les services au niveau de :

• l'efficacité, l'efficience et le rendement des processus et des activités ;
• la gestion des risques ;
• le respect des réglementations et des procédures ;
• la qualité de l'information de gestion et, plus généralement, le respect de l'obligation de rendre compte ;
• la protection des ressources ou des actifs contre les pertes, les mauvais usages et les dommages.

En 2024, l'équipe de gestion des risques s'est efforcée de développer davantage les connaissances des business analystes par la mise sur pied de 2 formations : l'une sur la gestion des risques et l'autre sur la gestion des processus business (Business Process Management, BPM). À l'issue de la formation BPM s’est constitué un groupe de travail. Sa mission ? Unifier, au sein de l’ONSS, l'approche visant à améliorer l'efficacité et l'efficience de nos processus d’entreprise.

Sur base d’une approche uniforme convenue, le groupe de travail a traité les thèmes suivants : processus liés au référentiel, niveaux d'application de la modélisation des processus, rôles et responsabilités, et utilisation d'outils pour décrire les processus.

En 2024, l'outil conçu pour le suivi des différents plans d'action (tant d’un point de vue opérationnel que stratégique) a été complété et perfectionné. Avec l’intention d'y intégrer les recommandations du service d'audit interne et de services externes tels que la Cour des comptes.

Une première « certification des comptes annuels » par la Cour des comptes s’effectuera pour l’ONSS lors de l'exercice 2025. En 2024, les processus encore manquants ont été établis et rassemblés dans le SharePoint développé à cet effet, où s’est aussi élaboré un flux de validation. En 2024, les premiers processus ont été validés conformément aux règles de l'arrêté de délégation.

Les projets de contrats d’administration des institutions publiques de sécurité sociale (IPSS) prévoyaient la mise en place du réseau de gestion organisationnelle. Ce réseau a été mis en place début 2022. Il se compose du personnel responsable de la gestion des risques au sein de leur IPSS, l'ONSS assurant la présidence. Le réseau s'est réuni quatre fois en 2024 pour échanger des connaissances et des bonnes pratiques aux niveaux conceptuel, méthodologique et organisationnel entre les fonctions de gestion organisationnelle.