Enregistrement et contrôle des déclarations

La Dimona ou déclaration immédiate de l’emploi est une déclaration électronique que tout employeur est tenu de transmettre à l’ONSS lors de chaque entrée ou sortie de service d’un travailleur. Une version mobile a été créée pour leur permettre de déclarer leurs travailleurs encore plus rapidement et facilement, à l’aide d’une tablette ou d’un smartphone.

Le signalement via Dimona de tous les travailleurs avec lesquels l’employeur entretient une relation de travail conduit à l’établissement d’un fichier électronique du personnel. Celui-ci constitue le reflet parfait de l’occupation auprès de l’employeur. Chaque employeur bénéficie ainsi d’un accès actualisé à son fichier du personnel

Une déclaration en constante mutation

Ces dernières années, plusieurs statuts spécifiques ont été introduits en Dimona : étudiants, travailleurs occasionnels (dans les secteurs de l’horeca, de l’agriculture et de l’horticulture), flexi-jobs ou encore travailleurs Article 17 (dans le secteur socio-culturel).

Pour les travailleurs engagés sous un de ces statuts, des données plus détaillées doivent être déclarées en Dimona. Moyennant le respect de certaines conditions, un régime avantageux de cotisations de sécurité sociale s’applique alors à ces travailleurs.

Avec ces nouveaux statuts, la Dimona s’est peu à peu transformée en déclaration interactive renvoyant des informations essentielles à l’employeur. Cela concerne notamment :

• La gestion des contingents : un étudiant, un travailleur occasionnel dans le secteur de l’horeca, de l’agriculture ou de l’horticulture ou un travailleur Article 17 peut bénéficier d’un calcul avantageux des cotisations de sécurité sociale pour un nombre de jours maximum par année civile (ou d’heures dans le cas des étudiants) : c’est ce que l’on nomme le « contingent ». L’employeur est tenu de transmettre à l’avance le nombre de jours ou d’heures de travail prévus. Il reçoit immédiatement une réponse l’informant si la personne déclarée peut ou non travailler sous le statut concerné.
• Le contrôle automatique du respect des conditions du statut « flexi-job » : pour pouvoir être engagé sous le statut flexi-job, le travailleur doit avoir été occupé à au moins 80 % chez un autre employeur que celui qui souhaite l’engager, et ce dans le 3e trimestre précédant celui du flexi-job (« T-3 »). L’évaluation de cette condition s’effectue sur la base d’un flux de données établi entre Dimona et la Banque de données des carrières, gérée par Sigedis.

Un contrôle systématique

Les données déclarées en Dimona sont également utilisées par d’autres institutions de sécurité sociale en vue de l’octroi de droits sociaux aux citoyens. C’est pourquoi l’introduction correcte et à temps des déclarations Dimona est primordiale.

Dans cette optique, un contrôle automatique s’effectue lors de l’introduction de chaque Dimona. L’ONSS compare également a posteriori les données déclarées en Dimona et en DmfA. Ce contrôle croisé a pour but de vérifier la cohérence, concernant un même employeur, entre le nombre de travailleurs pour lesquels il existe une relation de travail active en Dimona et le nombre de travailleurs déclarés en DmfA. Lorsque des écarts sont constatés, l’ONSS en avertit l’employeur ou son mandataire, qui est alors tenu d’apporter les rectifications nécessaires.

En 2018, 95 % des contrôles croisés effectués n’ont révélé aucune anomalie : un gage de qualité des données déclarées à l’ONSS !

Évolution du nombre de déclarations Dimona

Entre 2015 et 2018, le nombre total de déclarations Dimona introduites auprès de l’ONSS est passé d’environ 27,5 millions à plus de 39 millions, soit une augmentation de près de 42 %.

Cette hausse significative peut s’expliquer par une évolution globale de l’emploi salarié mais aussi et surtout par un accroissement des mouvements de personnel et une flexibilisation du marché du travail. Notons en outre que des règles spécifiques ont été introduites pour les travailleurs occasionnels dans les secteurs de l'horeca, de l'horticulture et de l'agriculture. Pour ces travailleurs, une Dimona doit être introduite pour chaque jour presté.

Répartition des déclarations Dimona par statut

Le graphique ci-après offre un aperçu de la répartition des déclarations Dimona en 2018, en fonction des différents statuts introduits ces dernières années.

Sur un total de 39 millions de déclarations traitées en 2018, 35 % concernent des travailleurs engagés sous un des statuts spécifiques susmentionnés. Parmi ceux-ci, le travail étudiant représente la part la plus importante (18 %).

Vous trouverez une description détaillée de la Dimona sur le portail de la sécurité sociale.

La DmfA ou déclaration multifonctionnelle est une déclaration électronique que tout employeur qui occupe des travailleurs est tenu de transmettre chaque trimestre à l’ONSS.

Elle contient les données de rémunération et de temps de travail de tous les travailleurs occupés chez un employeur au cours d’un trimestre donné. Sur base de la DmfA, l’ONSS calcule le montant des cotisations et des réductions de cotisations des travailleurs.

Certaines données déclarées en DmfA sont également mises à disposition des autres institutions de sécurité sociale, qui les utilisent en vue de l’octroi de droits sociaux aux citoyens. On comprend ainsi l’importance pour l’ONSS d’obtenir à temps des renseignements de qualité.

La DmfA doit être introduite par l’employeur au cours du mois qui suit le trimestre écoulé. En raison des grands volumes de déclarations qu’ils traitent, les secrétariats sociaux agréés disposent quant à eux de 15 jours ouvrables supplémentaires. Une fois la déclaration originale enregistrée dans la banque de données, l’employeur ou son mandataire peut encore procéder à des rectifications par le biais d’une ou plusieurs déclaration(s) de modification.

Contrôle et rectification des déclarations DmfA

Pour garantir la ponctualité et la qualité des déclarations introduites, l’ONSS a mis en place une série de contrôles.

Sur le plan de la ponctualité, nous assurons un suivi de l’introduction des déclarations DmfA dans les délais requis. Les employeurs qui n’introduisent pas leurs déclarations à temps se voient rappeler leurs obligations légales et s’exposent à des sanctions.

En ce qui concerne la qualité des données déclarées, un contrôle automatique des anomalies est exécuté au moment de l’enregistrement de chaque déclaration. Les erreurs relatives au calcul des cotisations sont rectifiées immédiatement. Le résultat de cette correction est ensuite transmis à l’employeur ou à son mandataire. L’ONSS accepte provisoirement les autres anomalies lors de la réception de la déclaration et en informe l’employeur. Celui-ci est alors prié d’en assurer la correction dans les plus brefs délais, au moyen d’une déclaration de modification.

Certaines anomalies influencent le calcul et/ou l’octroi des droits sociaux des travailleurs (tels que le pécule de vacances des ouvriers ou les primes de fin d’année dans certains secteurs) et sont dès lors traitées prioritairement. Dans certains cas, une intervention des services de l’inspection est nécessaire en vue de vérifier auprès de l’employeur l’exactitude des données.

Par ailleurs, une vérification de la cohérence des données déclarées en Dimona et en DmfA est aussi systématiquement effectuée.

Enfin, outre l’exactitude factuelle des déclarations, l’ONSS vérifie également si les réductions de cotisation demandées par l’employeur sont justifiées.

Le traitement des DmfA en quelques chiffres

En 2018, l’ONSS a réceptionné et traité plus de 450 000 déclarations DmfA chaque trimestre. Les chiffres moyens relatifs au traitement de ces déclarations sont présentés ci-dessous.

• 244 000 déclarations originales ont été introduites et contrôlées chaque trimestre.
• 5,6 millions de lignes travailleurs ont été comptabilisées chaque trimestre dans les déclarations originales.
• 98,3 % des déclarations ont été acceptées à l’entrée, après avoir été contrôlées par le système.
• 99,8 % des lignes travailleurs ne comptaient aucune anomalie prioritaire, 6 mois après enregistrement.

Note concernant les lignes travailleurs :
En DmfA, une ligne travailleur correspond au niveau où les cotisations de sécurité sociale sont calculées pour un travailleur. C’est d’ici également que sont transmises les données au réseau de la sécurité sociale. Pour chaque travailleur, on retrouve au minimum une ligne travailleur en DmfA. Dans certains cas, lorsque des changements ayant un impact sur le calcul des cotisations se produisent au cours d’un trimestre (par exemple, dans le cas d’un changement d’activité de l’employeur), plusieurs lignes travailleurs doivent être établies pour un même travailleur. C’est pourquoi le nombre de lignes travailleurs est toujours supérieur au nombre de travailleurs occupés au cours d’un trimestre.

Vous trouverez une description détaillée de la DmfA sur le portail de la sécurité sociale.

Un employeur étranger qui détache temporairement ou partiellement un travailleur en Belgique doit - pour autant que ce travailleur ne soit en principe pas assujetti à la sécurité sociale belge - déclarer au préalable cette activité dans le service en ligne Limosa. Il en va de même pour les indépendants établis à l’étranger qui réalisent des travaux en Belgique.

C’est l’employeur ou l’indépendant (généralement étranger) qui doit introduire la déclaration Limosa. Le client belge, pour lequel le travailleur ou l’indépendant détaché effectue les prestations, doit vérifier si la déclaration Limosa a été introduite. Dans le cas contraire, il doit le signaler sur le site portail de la sécurité sociale.

La déclaration Limosa au fil des ans

Le graphique ci-après fournit un aperçu de l’évolution du nombre total de déclarations Limosa et de personnes uniques déclarées. Il reprend toutes les déclarations effectuées pour des prestations d’au moins un jour durant l’année civile concernée. Les déclarations annulées a posteriori ne sont pas prises en compte.

Entre 2014 et 2018, le nombre total de déclarations Limosa est passé d’environ 502 000 à 792 000, soit une augmentation de près de 58 %. En 2018, près de 659 000 déclarations ont ainsi été introduites pour des travailleurs salariés et 134 000 pour des indépendants. Le nombre de personnes physiques concernées par ces déclarations a lui aussi augmenté durant la même période, de manière moins significative toutefois (18 %).

Le cadastre Limosa

C’est dans le cadastre Limosa que l’ONSS regroupe les données reprises dans les déclarations Limosa. Il s’agit d’une banque de données reprenant toutes les informations relatives au travail étranger en Belgique. Elle est accessible à plusieurs services d’inspection fédéraux ainsi qu’à d’autres organismes fédéraux et régionaux via le service en ligne Dolsis.

En 2018, l’ONSS a pleinement exploité les données de ce cadastre, complétées par des informations issues d’autres banques de données, dans le cadre du datamining et de la détection de fraudes.

Les pays d'origine

Le graphique ci-dessous illustre le top 5 des pays d’origine des travailleurs salariés détachés en Belgique (et donc non assujettis, habituellement, au régime de sécurité sociale belge). Les chiffres sont calculés en fonction du nombre de personnes uniques déclarées en Limosa.

Ce graphique en secteurs indique le pays où est établi l’employeur (et non la nationalité du travailleur). La plupart des travailleurs détachés travaillent pour des employeurs établis aux Pays-Bas. Ceux-ci devancent largement leurs homologues polonais. Les employeurs basés en Allemagne, au Portugal et en France viennent compléter le top 5.

Vous trouverez de plus amples informations sur la Limosa sur le site Working in Belgium. Consultez le site portail de la sécurité sociale pour en savoir plus sur l’obligation de contrôle pesant sur le client belge faisant appel à des travailleurs détachés étrangers.

Depuis le 15 juillet 2018, les personnes qui souhaitent effectuer des activités complémentaires rémunérées durant leur temps libre peuvent percevoir une somme s’élevant à maximum 6 000 € par année civile (montant indexé annuellement) sans être redevables de cotisations sociales et fiscales.

Les activités concernées doivent entrer dans le cadre du travail associatif, des services de citoyen à citoyen ou de l’économie collaborative. Les revenus perçus dans le cadre du travail associatif et des services de citoyen à citoyen ne peuvent pas excéder 500 € par mois (montant indexé annuellement). Si les revenus proviennent d’une activité sportive, ils peuvent atteindre jusqu’à 1 000 € par mois (montant indexé annuellement) mais la limite annuelle de 6 000 € reste d’application.

Cette mesure s’applique aux particuliers qui répondent à une des conditions suivantes : travailleurs occupés à au moins 4/5ème, indépendants en activité principale ou pensionnés.

Les activités complémentaires rémunérées réalisées dans le cadre d’un travail associatif ou d’un service de citoyen à citoyen doivent être déclarées auprès de l’ONSS. A cet effet, nous avons développé en 2018 un service en ligne dédié.

Au moment de la réception de la déclaration, le service en ligne vérifie que la prestation déclarée ne dépasse pas le montant maximum annuel ou mensuel et que la personne remplit bien les conditions (travaillant déjà à 80 %, retraitée ou indépendante) pour pouvoir bénéficier de la mesure. Ce dernier contrôle s’effectue sur la base de la banque de données des carrières.

Depuis la mise en production du service en ligne jusqu’au 31 décembre 2018, l’ONSS a traité plus de 11 000 déclarations Activités complémentaires. Près de 83 % d’entre elles concernent un travail associatif et environ 17 % un service de citoyen à citoyen.

Vous trouverez de plus amples informations sur les Activités complémentaires sur le site activitescomplementaires.be .

Certaines données relatives aux employeurs et aux travailleurs, récoltées par l’ONSS, sont mises à disposition des autres institutions de sécurité sociale par l’intermédiaire de la Banque-Carrefour de la sécurité sociale (BCSS). C’est sur la base de ces données que les institutions concernées octroient les divers droits sociaux aux citoyens: assurance maladie-invalidité, chômage, pension, accidents du travail, maladies professionnelles, allocations familiales ou encore vacances annuelles.

Afin de garantir la sécurité des données à caractère personnel, un système de protection des flux de données au sein du réseau de la sécurité sociale a été mis en place. Grâce à une opération de filtrage au niveau de la BCSS, les différentes institutions reçoivent uniquement les données dont elles ont réellement besoin et pour lesquelles elles ont obtenu toutes les autorisations nécessaires.

L’ONSS travaille en étroite collaboration avec la BCSS afin de s’assurer que ces flux se déroulent de façon optimale. Ensemble, ils analysent notamment les modifications dans la structure des déclarations et leurs éventuels impacts sur le réseau avant leur mise en œuvre.

En tant que source authentique, l’ONSS examine également les demandes d’institutions qui visent à obtenir des données supplémentaires, sur base d’objectifs bien définis.

Le système de contingent

Moyennant le respect de certaines conditions, un étudiant ou un travailleur occasionnel peut bénéficier d’un calcul avantageux des cotisations de sécurité sociale, et ce pour un nombre de jours/heures maximum par année civile : le « contingent ». Pour permettre un contrôle facile et rapide de l’état de ce contingent, l’ONSS met à disposition des travailleurs et/ou employeurs concernés les services en ligne suivants :

• Student@work,
• Horeca@work,
• Green@work.

Chaque employeur qui engage un étudiant ou un travailleur occasionnel communique l’information électroniquement lors qu’il introduit la Dimona. Les jours de travail déclarés pour l’étudiant ou le travailleur occasionnel sont automatiquement prélevés du contingent affiché dans ces services en ligne.

Student@work

Le travailleur étudiant dispose d’un contingent de 475 heures durant lesquelles il peut travailler sans être assujetti aux cotisations ordinaires. Son employeur et lui-même sont ainsi uniquement redevables d’une cotisation de solidarité.

Le service en ligne et l’application mobile Student@work permettent à l’étudiant de consulter son contingent restant, à savoir le nombre d’heures qu’il peut encore prester en profitant de taux de cotisations sociales réduits. La même application permet de générer une attestation pour son employeur. De cette manière, ce dernier dispose d’une vue claire sur le nombre d’heures durant lesquelles il peut encore employer l’étudiant, sans dépasser son contingent. Enfin, ce service en ligne offre aussi à l’étudiant un aperçu de tous les jobs étudiants qu’il a déjà effectués.

Horeca@work

Est considéré comme travailleur occasionnel dans le secteur de l’horeca tout travailleur engagé pour une durée maximale de deux jours consécutifs, et ce dans le cadre d’un contrat de travail conclu pour une durée déterminée ou pour un travail nettement défini.

Sous certaines conditions, les cotisations sociales des travailleurs occasionnels occupés dans l’horeca sont calculées sur un forfait avantageux horaire ou journalier. Le travailleur occasionnel peut bénéficier de ce forfait durant 50 jours maximum par année civile, l’employeur pendant 200 jours. Au-delà de ces quotas, les cotisations sont de nouveau calculées sur la rémunération réelle.

Avec le service en ligne Horeca@work, les travailleurs occasionnels peuvent contrôler simplement et rapidement leur nombre de jours restants. Un calendrier reprend les jours durant lesquels ils ont travaillé ou prévu de travailler en tant que travailleurs occasionnels. Une liste des employeurs concernés est également disponible. Les travailleurs peuvent imprimer une attestation mentionnant leur solde de jours pour leur employeur. L’attestation comporte également un code qui permet à l’employeur de vérifier en ligne le solde de jours d’un travailleur.

Green@work

Dans le secteur de l’horticulture, les employeurs peuvent faire appel à des travailleurs occasionnels à des conditions avantageuses. Les cotisations sociales ne sont pas calculées sur la base des salaires réels, mais bien sur la base d'une rémunération forfaitaire. Ce calcul avantageux vaut pour un nombre de jours limité : 65 jours par année civile par travailleur occasionnel.

Le service en ligne Green@work permet aux employeurs du secteur horticole de vérifier facilement si un travailleur entre en ligne de compte pour être engagé en tant que travailleur occasionnel. Après simple introduction du numéro de registre national (ou numéro bis pour un travailleur étranger), l’application affiche le nombre de jours restants dans le contingent d’un travailleur. Par le biais de cet outil, l’employeur peut s’assurer que le travailleur n’a pas dépassé son contingent. Il jouit ainsi d’une plus grande sécurité juridique.

Le travail intérimaire: Interim@work

Les travailleurs intérimaires qui ne sont pas déclarés ou qui le sont tardivement s’exposent à des problèmes : ils risquent de ne pas percevoir ou de percevoir trop tard les allocations ou autres avantages auxquels ils ont droit. C’est pourquoi l’ONSS a développé un service en ligne qui offre davantage de sécurité aux travailleurs intérimaires et qui permet de prévenir des abus.

Le service en ligne sécurisé Interim@work présente aux travailleurs intérimaires un aperçu de toutes leurs relations de travail de l’année en cours, de l’année écoulée et de l’année à venir. Ils peuvent donc vérifier si le bureau intérimaire a introduit des Dimona pour des périodes de travail spécifiques. Ils peuvent filtrer les relations de travail et vérifier si l’entreprise utilisatrice correcte est déclarée. Il est également possible d’exporter la liste des relations de travail.

Si un problème est constaté, comme une déclaration Dimona manquante ou une modification inattendue, celui-ci peut alors être examiné avec l’agence d’intérim.