Gérer le recouvrement

Nous sommes chargés de récupérer les cotisations qui ne sont pas payées dans les délais impartis.

Lorsque les sommes dues n'ont pas été apurées spontanément, nous établissons des documents de mise en demeure ou de rappels.

Le tableau ci-dessous montre le nombre d'employeurs faisant l'objet de poursuites en recouvrement judiciaire, hors employeurs dont la faillite a été déclarée, et ce, au 1er janvier 2015. Le tableau établit la distinction entre employeurs occupant  du personnel déclaré et ceux n'occupant plus de personnel déclaré. Les employeurs occupant toujours du personnel sont ceux susceptibles de voir leur dette vis-à-vis de l'ONSS continuer à augmenter car des cotisations seront dues sur la rémunération des travailleurs qu'ils occupent.

Type d'employeur Nombre d'employeurs
Employeur occupant du personnel 16.936
Employeur n'occupant plus de personnel 11.539
Total 28.475

Lorsque les rappels relatifs aux montants dus restent sans effet, nous entamons la phase de recouvrement judiciaire.

Le graphique ci-dessous illustre le nombre de procédures en recouvrement,  par voie judiciaire ou de contrainte, entamées durant l'année concernée ainsi que le nombre d'employeurs concernés par ces procédures au cours de la même année. Le nombre de procédure en recouvrement entamées connait une augmentation depuis 2011.

Evolution du nombre de procédures en recouvrement par voie judiciaire ou de contrainte
Année Nombre de procédure entamées Nombre d'employeurs concernés
2010 50 068 24 756
2011 49 255 24 343
2012 49 838 25 211
2013

56 514

27 208
2014

58 424

26 846
Bart Van Medegael
Assistant administratif, direction Perception

Nous avions chacun un grand tiroir d'archives débordant de cartes.

A la direction Perception, nous vérifions si tous les employeurs paient leurs cotisations sociales dans les temps. Les employeurs qui ne le font pas sont poursuivis en justice. Le juge leur impose alors de verser un certain montant à l'ONSS selon un calendrier bien défini et nous vérifions si les employeurs respectent cette obligation.

Jusqu'à il y a un an ou deux, nous avions pour habitude de créer une « carte Nova » lorsque nous poursuivions un employeur en défaut de paiement de ses cotisations. C’est une sorte de grande fiche sur laquelle nous retranscrivions toutes les informations relatives à un employeur : les procédures engagées contre lui, les paiements qu'il a effectués, les intérêts qu'il a dû payer, les frais de procédure qu'il a dû supporter...Vu que nous devions tenir des statistiques pour ces cartes Nova, je peux vous dire combien de cas mes collègues et moi devions gérer : quelque 350 par mois ! Ces cartes Nova avaient le mérite de nous offrir un bon aperçu des différentes procédures visant chaque employeur.

Le système n'était donc pas mauvais en soi, mais il présentait tout de même des inconvénients. Le classement, par exemple. Le grand tiroir des archives contenant toutes nos cartes Nova était à ce point lourd que votre bureau pouvait se renverser lorsque vous ouvriez ce tiroir. Mais surtout, la tenue à jour des cartes Nova était une tâche qui nous prenait beaucoup de temps. Nous devions demander et contrôler nous-mêmes toutes les données auprès des différents services de l'ONSS et tout réécrire à la main. Il s'écoulait facilement cinq jours entre l'établissement d'un compte et sa réception par l'employeur. La situation est différente aujourd'hui. 

Dimitri Fivé
Assistant administratif, direction Perception

Nous avons tellement plus d’espace : toutes nos archives ont été numérisées.

Notre manière de travailler a changé radicalement. Lorsque nos processus ont été informatisés, nous n'avons pas créé de carte Nova numérique. Nous n’avions plus une carte avec une vue d’ensemble. Au début, cela nous a rendu nerveux mais la pratique a révélé que ce stress n'avait pas de raison d'être.

A sa façon, la carte Nova était pratique, mais cela restait une carte physique qui devait être complétée manuellement et transmise d'une personne à l'autre. Maintenant, nous travaillons avec un dossier électronique pour chaque employeur, dans lequel les différents services encodent les données pertinentes. Ces données peuvent dès lors faire l'objet d'une consultation centralisée. L'information ne voyage plus : nous sommes immédiatement au courant. La suppression de toute cette paperasse a également pour effet d'accélérer considérablement notre processus de perception, de sorte que l'argent rentre plus rapidement dans les caisses de l'ONSS.

Nous travaillons aujourd'hui avec deux logiciels : Ares et Hermes. Ares rassemble toutes les données juridiques relatives aux procédures engagées contre un employeur, comme les citations et les jugements. Grâce à Ares, il ne nous arrive plus jamais de créer et compléter une carte Nova avec beaucoup d'application pour nous entendre dire avec un léger retard qu'aucune procédure ne sera finalement engagée et que nous pouvons par conséquent jeter notre carte à la poubelle. Quant à Hermes, il nous avertit automatiquement dès qu'un employeur ne respecte plus son plan de paiement. Du coup, nous ne perdons plus de temps à contrôler des employeurs en ordre à tout point de vue. Autrefois, tout l'art consistait pour nous à retranscrire le plus d'informations possible sans développer une crampe à la main. Aujourd'hui, notre savoir-faire s'exprime à travers notre capacité à utiliser habilement Ares et Hermes et à jongler entre ces deux logiciels.