L’évolution de l'ONSS à la loupe

L'ONSS et la sécurité sociale existent depuis 70 ans.

Durant toutes ces années, les grandes lignes et structures du système ont moins évolué qu'on pourrait le penser mais la manière de travailler, elle, n'a plus rien à voir avec celle des débuts.

Dans ce rapport annuel, des collaborateurs de l'ONSS témoignent des changements parfois radicaux qui ont jalonné la vie de leur employeur. 

Carte Nova

Nous avions chacun un grand tiroir d'archives débordant de cartes.

A la direction Perception, nous vérifions si tous les employeurs paient leurs cotisations sociales dans les temps. Les employeurs qui ne le font pas sont poursuivis en justice. Le juge leur impose alors de verser un certain montant à l'ONSS selon un calendrier bien défini et nous vérifions si les employeurs respectent cette obligation.

Jusqu'à il y a un an ou deux, nous avions pour habitude de créer une « carte Nova » lorsque nous poursuivions un employeur en défaut de paiement de ses cotisations. C’est une sorte de grande fiche sur laquelle nous retranscrivions toutes les informations relatives à un employeur : les procédures engagées contre lui, les paiements qu'il a effectués, les intérêts qu'il a dû payer, les frais de procédure qu'il a dû supporter...Vu que nous devions tenir des statistiques pour ces cartes Nova, je peux vous dire combien de cas mes collègues et moi devions gérer : quelque 350 par mois ! Ces cartes Nova avaient le mérite de nous offrir un bon aperçu des différentes procédures visant chaque employeur.

Le système n'était donc pas mauvais en soi, mais il présentait tout de même des inconvénients. Le classement, par exemple. Le grand tiroir des archives contenant toutes nos cartes Nova était à ce point lourd que votre bureau pouvait se renverser lorsque vous ouvriez ce tiroir. Mais surtout, la tenue à jour des cartes Nova était une tâche qui nous prenait beaucoup de temps. Nous devions demander et contrôler nous-mêmes toutes les données auprès des différents services de l'ONSS et tout réécrire à la main. Il s'écoulait facilement cinq jours entre l'établissement d'un compte et sa réception par l'employeur. La situation est différente aujourd'hui. 

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Bart Van Medegael
Assistant administratif, direction Perception

Carte Nova

Nous avons tellement plus d’espace : toutes nos archives ont été numérisées.

Notre manière de travailler a changé radicalement. Lorsque nos processus ont été informatisés, nous n'avons pas créé de carte Nova numérique. Nous n’avions plus une carte avec une vue d’ensemble. Au début, cela nous a rendu nerveux mais la pratique a révélé que ce stress n'avait pas de raison d'être.

A sa façon, la carte Nova était pratique, mais cela restait une carte physique qui devait être complétée manuellement et transmise d'une personne à l'autre. Maintenant, nous travaillons avec un dossier électronique pour chaque employeur, dans lequel les différents services encodent les données pertinentes. Ces données peuvent dès lors faire l'objet d'une consultation centralisée. L'information ne voyage plus : nous sommes immédiatement au courant. La suppression de toute cette paperasse a également pour effet d'accélérer considérablement notre processus de perception, de sorte que l'argent rentre plus rapidement dans les caisses de l'ONSS.

Nous travaillons aujourd'hui avec deux logiciels : Ares et Hermes. Ares rassemble toutes les données juridiques relatives aux procédures engagées contre un employeur, comme les citations et les jugements. Grâce à Ares, il ne nous arrive plus jamais de créer et compléter une carte Nova avec beaucoup d'application pour nous entendre dire avec un léger retard qu'aucune procédure ne sera finalement engagée et que nous pouvons par conséquent jeter notre carte à la poubelle. Quant à Hermes, il nous avertit automatiquement dès qu'un employeur ne respecte plus son plan de paiement. Du coup, nous ne perdons plus de temps à contrôler des employeurs en ordre à tout point de vue. Autrefois, tout l'art consistait pour nous à retranscrire le plus d'informations possible sans développer une crampe à la main. Aujourd'hui, notre savoir-faire s'exprime à travers notre capacité à utiliser habilement Ares et Hermes et à jongler entre ces deux logiciels.

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Dimitri Fivé
Assistant administratif, direction Perception

Inspection

Notre travail est pragmatique : nous nous basons sur l’expérience des contrôleurs sociaux.

En tant qu’inspecteur district depuis 1989, la majorité de mes enquêtes se déroule de manière traditionnelle. Nous vérifions notamment pour quelles raisons un employeur n’a pas rempli sa déclaration dans les temps.  Pour cela, nous allons lui rendre visite, soit à l’improviste, soit en le prévenant. La majorité de nos enquêtes se déroule dans les milieux du commerce de détail,  de l’horeca et de la construction. On se réunit également  une fois par mois en cellule d’arrondissement avec  l’auditorat du travail, les autres services d’inspection, la police, le SPF de Wallonie pour décider des contrôles à venir dans le cadre du SIRS (Service d’Information et de Recherche Sociale.)

Pour déterminer par exemple les chantiers sur lesquels aller, on se base notamment sur les observations des contrôleurs sociaux.  D’autres informations viennent de dénonciations, d’observations de la police… En fait, nous nous basons sur tout un réseau formel et informel d’informateurs venant d’autres administrations et parfois de particuliers.

L’avantage, c’est que c’est pragmatique : c’est basé sur l’expérience du contrôleur, qui va sentir s’il y a quelque chose qui cloche. Chaque contrôleur a un secteur (2 ou 3 communes), et quand il circule pour les enquêtes qui lui ont été assignées, il observe en même temps des agissements qui peuvent paraitre suspects. Notre travail se base sur l’humain, l’expérience davantage que sur l’informatique.

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Bernadette Kreusch
Sociale inspecteur

Inspection

Le datamining fait appel à la connaissance des inspecteurs.

Depuis quelques années, le datamining est devenu réalité aux services de l’inspection. Nous recoupons les différentes banques de données dont l’ONSS dispose afin de déceler des modèles indiquant un phénomène particulier, comme le dumping social. Recouper les banques de données, ce n’est pas appuyer sur un bouton et attendre tranquillement de voir ce qui sort de l’ordinateur. Pour que le système trouve des informations utiles, vous devez définir précisément ce que vous cherchez. C’est ce que nous faisons : établir des scénarios à risques et déterminer les paramètres nous permettant, à partir des banques de données, de détecter les employeurs qui présentent un risque de recouvrement ou une probabilité accrue de comportement à risque ou frauduleux. L’expérience pratique humaine et l’interprétation jouent un rôle essentiel à cet égard.

Notre processus de travail est cyclique et nous perfectionnons constamment les scénarios. Au départ, nous définissons le phénomène que nous souhaitons examiner : de quoi s’agit-il exactement, qui est impliqué, quel est notre objectif précis? Quand cela est fait, les experts entrent en scène : ces inspecteurs partagent avec nous leur expérience sur le terrain. Grâce à leur apport, nous établissons un scénario et obtenons une liste des entreprises ou lieux de travail à risques. Ce n’est pas parce qu’une entreprise figure dans notre liste à risques qu’elle fraude. Cela veut dire qu’elle présente un nombre élevé de facteurs pouvant indiquer une fraude. Pour vérifier l’exactitude de nos scénarios, nous effectuons des tests sur le terrain. Si ceux-ci ne donnent pas de résultat probant, nous devons revoir nos paramètres. Lorsque le scénario est finalement au point, la phase de production commence.

Les services de l’inspection n’ont pas pour seule mission de gendarmer. Nous planchons pour l’instant sur un scénario devant nous permettre d’informer les nouveaux employeurs et de les aider à remplir leurs obligations vis-à-vis de l’ONSS. En d’autres termes, le datamining renforce le côté social de notre travail.

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Olivier Uyttenhove
Inspecteur social

Recouvrement

Recueillir les informations pour pouvoir intervenir de façon ciblée prenait un à deux mois.

Parfois, un employeur ne paie pas ses cotisations de sécurité sociale ni les sanctions encourues entre-temps. La direction du Recouvrement judiciaire entreprend alors les démarches pour obtenir un jugement lui permettant de vendre les possessions de l'employeur. Pour cela, il faut en tout premier lieu avoir une adresse correcte. Lorsque nous n'avions pas la bonne adresse, nous devions envoyer un courrier à l'administration communale pour demander les renseignements. Avant les ordinateurs et Internet, il fallait compléter un formulaire à la main et l'envoyer par la Poste. Nous avions aussi besoin de la date et du lieu de naissance d'un employeur pour répertorier ses possessions, ce qui pouvait engendrer encore plus de recherches.

Dès que nous recevions une réponse, nous pouvions demander au service compétent de l'enregistrement et des domaines du Ministère des Finances de l'époque quels biens immeubles l'employeur possédait. Au ministère, une personne se chargeait ensuite d'effectuer manuellement des recherches dans le registre : un grand livre dans lequel tous les biens immobiliers étaient notés. On a du mal à imaginer qu'à un moment, ils ont dû enregistrer tout son contenu dans une base de données.  Si on avait de la chance, on savait si le débiteur possédait des biens immobiliers et lesquels, au bout de deux mois.  Mais cela pouvait aussi bien durer trois ou quatre mois, car on nous renvoyait parfois d'un bureau du registre à un autre. Et bien évidemment, il arrivait que ces biens immobiliers aient entre-temps été vendus et que l'employeur ait disparu dans la nature.

Lorsque le notaire ou l'huissier de justice vend une propriété, il doit vérifier si le propriétaire a des dettes auprès de l'ONSS.  Et donc, auparavant, nous devions faire de nombreuses recherches pour des personnes ou des entreprises qui n'avaient en fait pas de dettes sociales. Mais s'ils en avaient, alors, nous les informions de cette dette par courrier. Ce qui veut dire que nous devions écrire un document qui était ensuite envoyé à la dactylographie afin d'être tapé à la machine. Un ordinateur, c'est tout de même plus pratique... Si on y réfléchit, notre travail a énormément changé.  En bien, évidemment - mais il a fallu du temps pour s'adapter : beaucoup de gens n'étaient pas encore familiarisés avec les PC.

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Ingrid Ringoot
Attachée, Direction du recouvrement judiciaire

Recouvrement

Actuellement, avoir un accès direct à l'information semble évident.

Lorsque l'on entend combien de temps il fallait auparavant pour trouver des informations que nous considérons aujourd'hui comme basiques, on en vient vite à la conclusion que la technologie moderne nous a permis de faire des progrès spectaculaires.  Des données pour lesquelles il fallait attendre des jours, voire des mois, se trouvent maintenant en quelques minutes.  Trois applications électroniques, RRN, Cadweb et Quatro, rendent tout cela possible.  En fait, il s'agit surtout d'accès directs à des bases de données spécifiques.  Aujourd'hui, nous pensons qu'utiliser de tels programmes, cela va de soi.

RRN permet d'avoir accès au registre national et de retrouver en un clin d'œil l'adresse de la personne physique qui agit en tant qu'employeur ou qui le représente.  Fini le temps où l'on devait envoyer des lettres aux administrations communales ! Si nous souhaitons avoir des informations concernant les avoirs immobiliers d'un employeur – pour éventuellement lui réclamer notre dû – nous consultons Cadweb.  Auparavant, nous devions effectuer les recherches via les archives papier du SPF Finances.  Ces applications nous permettent d'avoir rapidement une meilleure vue des dossiers et d'intervenir lorsque cela s'avère nécessaire.

Grâce à Quatro, nous pouvons effectuer le suivi des notifications des notaires et des huissiers de justice.  Quatro nous permet de leur envoyer électroniquement un aperçu des dettes d'un employeur, ainsi que les jugements et les contraintes reprenant ces sommes.  Cette application confirme également si notre message a bien été réceptionné. Depuis l'introduction de ce système, nous ne perdons plus de temps dans des recherches inutiles car nous ne recevons plus les informations relatives aux employeurs qui n'ont pas de dettes. Lorsque nous communiquons avec un notaire, un aperçu de la dette totale actualisée de l'employeur en question est envoyé par la Poste. Le papier n'a donc pas encore entièrement disparu de la procédure de recouvrement. 

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Mathias Naudts
Attaché juriste, Recouvrement judiciaire

DMFA

Le LATG, l’ancêtre de la DMFA, nous a vraiment simplifié la vie !

De la création de l’ONSS jusque fin 80, les employeurs devaient envoyer une déclaration trimestrielle papier. Ces relevés papier nous étaient transmis, et pour les grosses sociétés, c’était très volumineux. Ce n’était pas évident quand il fallait faire des modifications de ces relevés. Celles-ci étaient faites manuellement par les agents du contrôle. Imaginez quand, au sein d’une entreprise occupant des milliers de travailleurs, on devait en retrouver un, et que ce n’était pas trié par ordre alphabétique ! C’était un travail très laborieux, il fallait fouiller parmi tous les relevés !

Le LATG nous a vraiment facilité les choses à ce niveau-là. Il s’agit d’un outil d’encodage de relevés papier des employeurs utilisé par l’ONSS.  Au début des années 90, nous avions un seul ordinateur pour tout le bureau (20 ou 25 personnes). Très vite, le parc informatique s’est développé et chaque agent a eu son ordinateur. Grâce à ça, notre travail de recherche et de modification a vraiment été simplifié : nous pouvions retrouver une personne sur base de son NISS.

Actuellement, nous travaillons avec la DMFA mais le LTAG est encore utilisé s’il faut modifier des déclarations de 1990 à 2002. 

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Jean-Claude Rousseau
Assistant administratif

DMFA

La DMFA est plus conviviale et tournée vers l’extérieur.

En 2003, avec l’arrivée de la DMFA, plusieurs organismes ont pu consulter et modifier eux-mêmes les déclarations dans la DMFA. Grâce à l’informatisation de ce système, on s’ouvre bien plus vers l’extérieur. Le LATG ne peut être utilisé en modification que par l’ONSS, tandis que la DMFA est disponible pour beaucoup plus d’organismes : elle peut être modifiée par les employeurs, d’autres organismes de la sécurité sociale… C’est plus convivial et cela permet des échanges plus rapides.

La DMFA permet aussi un meilleur contrôle des déclarations : les contrôles sont effectués de manière automatique, alors qu’avant, ce travail était fait par les agents. Le travail de l’employeur s’en retrouve aussi grandement facilité : pour chaque travailleur, l’employeur connait le montant des cotisations dues.

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Daniel Hanocq
Chef de bureau

Fichier des taux

Chaque trimestre, nous corrigions plus de 400 déclarations à la main !

En 1990, je travaillais au service Document. Nous devions créer, dans les trois langues nationales, des déclarations papier avec les taux servant à calculer les montants des cotisations que les employeurs devaient payer, pour 100 à 150 catégories d’employeur. Cela faisait environ 400 modèles de déclarations que nous adaptions chaque trimestre manuellement ! Grâce à cela nous avions acquis une bonne maîtrise du calcul des taux de cotisations. Ces modèles étaient ensuite envoyés à un imprimeur externe, qui nous faisait parvenir une épreuve. Nous vérifions ensuite son travail puis lui renvoyions le bon à tirer. L’imprimeur avait souvent de très bonnes excuses pour ne pas nous livrer à temps, c’était assez folklorique !

Jusqu’en 1993, nous n’avions pas d’ordinateur. Nous avons ensuite commencé à réaliser les déclarations sur « Global View » de Rank Xerox puis, à partir de 1997, sur Microsoft Powerpoint. D’année en année, le nombre de déclarations diminuait, car les employeurs et les secrétariats sociaux passaient progressivement à la déclaration électronique. En 2000, nous n’avions plus que 39 000 employeurs « papier » et nous imprimions alors environ 50 000 documents, cette fois à l’ONSS même. C’était bien plus facile à suivre et nous étions certains d’être livrés à temps. Même si le service Document est mort avec la fin de la déclaration papier en 2002, nous gardons une expertise certaine, car nous avons appris à faire tous nos calculs à la main.

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Fichier des taux

Grâce à l’informatisation du fichier des taux, les cotisations déclarées sont contrôlées en direct.

Depuis 1999, je travaille à la Direction des Applications Particulières, qui fait partie du service du Contrôle. Nous nous chargeons notamment d’intégrer les nouveautés dans la DMFA. Pour ce faire, nous utilisons entre autres le fichier des taux. Chaque trimestre, nous adaptons ce fichier Excel avec les modifications. Si les calculs des taux se faisaient auparavant à la main, maintenant la majorité des calculs  est automatisée. Le fichier des taux est aussi diffusé sur le portail de la sécurité sociale, afin que les employeurs puissent y accéder.

Lorsque nous avons travaillé à la préparation de la DMFA, nous avons revu le fichier des taux: nous avons développé plus de possibilités, pour envisager tous les cas de figure. Au fil du temps, le nombre de catégories d’employeurs a augmenté : nous sommes maintenant à 195 catégories !

Grâce à l’informatisation du fichier des taux en 2003, le contrôle des cotisations déclarées se fait dès l’enregistrement alors qu’avant, tout devait être corrigé par les agents du contrôle. C’est un gain de temps, et c’est beaucoup plus facile pour les employeurs, car ils ne doivent plus calculer eux-mêmes.

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Financement

Le financement du système devait répondre aux besoins évolutifs de la société.

La sécurité sociale est une des pierres angulaires de notre société moderne.  Elle existe pour, mais également par la société.  Notre mode de vie a fortement évolué ces 30 dernières années et le financement de la sécurité sociale reflète cette évolution.  La sécurité sociale était à l'origine organisée exclusivement de manière sectorielle : chaque branche gérait de manière autonome ses moyens, qui provenaient des cotisations et des subventions versées par l'Etat. La crise économique qui a éclaté autour de 1980, le vieillissement de la population que l'on commençait alors à observer et la diminution du taux de natalité ont rendu ce système intenable.  Le chômage et l'augmentation des frais médicaux ont fait augmenter les dépenses de l'ONEm et de l'INAMI et ont affecté négativement leurs recettes en cotisations.  A l'inverse, l'Office national d'allocations familiales pour travailleurs salariés a vu à la même époque ses dépenses se réduire.  Résultat des courses : des déficits globaux et des déséquilibres sectoriels.  Une réaction s'imposait.

Le Fonds pour l'équilibre financier de la sécurité sociale a alors été créé afin de remédier à cette situation. Les derniers plafonds salariaux ont été supprimés et de nouvelles cotisations spécifiques ont été instaurées afin d'agir sur ce déficit global.  Les secteurs qui possédaient des excédents les ont transférés à ce Fonds.  Les moyens du Fonds ont été transférés au cas par cas vers les secteurs confrontés à des déficits.  Le problème, c'est que ces transferts nécessitaient systématiquement un arrêté royal qui devait être soumis pour avis au Comité de gestion de l'ONSS. Cette procédure était trop lourde et trop lente pour que le financement des secteurs en difficulté puisse être organisé dans de bonnes conditions.

La solution résidait dans un financement direct de chaque branche de la sécurité sociale sur la base de ses propres besoins de trésorerie.  C'est pour que cette solution puisse être mise en oeuvre que la Gestion financière globale a été instituée dans le giron de l'ONSS. Tous les moyens sont versés sur le compte de la Gestion globale et les transferts effectués au départ de ce compte dépendent des besoins de trésorerie journaliers de chaque secteur. Le système a ainsi été adapté à l'évolution des besoins de la société. La solidarité entre les différentes branches de la sécurité sociale est désormais au centre du jeu. 

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Willy Van der Meulen
Ancien directeur général des services financiers et statistiques

Financement

Nous avons assuré la solidarité de la sécurité sociale.  A présent, nous travaillons à la durabilité du système.

Les chiffres ne sont pas une matière théorique et abstraite. Ce sont des données vivantes ! L'époque des rapports statiques est révolue : aujourd'hui, on configure les chiffres dont on a besoin jusqu'à obtenir un rapport sur mesure. Pourquoi est-ce important ? Parce que cela signifie que les fonctionnaires dirigeants peuvent aujourd'hui évaluer l'impact de leurs décisions beaucoup plus précisément qu’avant. Plus que jamais, le financement de la sécurité sociale est un délicat exercice d'équilibrisme. Pour pouvoir utiliser l'argent efficacement, nous devons savoir pertinemment à quoi nous le dépensons et ce qu'il rapporte. Pour cela, nous avons impérativement besoin de chiffres transparents.

Notre système de sécurité sociale dans sa configuration actuelle est financé grâce à trois apports d'argent différents : les cotisations sociales, les dotations de l'Etat et le financement dit alternatif, soit les recettes fiscales que l'Etat nous alloue. A titre d'exemple, 23% de toutes les recettes de TVA servent à soutenir notre système de sécurité sociale.

Au fil des ans, l'enveloppe affectée au financement alternatif de la sécurité sociale a progressé de 1 à environ 13 milliards d'euros. Son calcul est devenu ardu et la sixième réforme de l'Etat a encore accentué cette complexité.  Si nous voulons affecter les bons moyens aux priorités adéquates, nous devons rationaliser ce mécanisme de financement alternatif. Réduire le nombre de sources et simplifier le mode de calcul du financement alternatif : voilà à quoi nous travaillons actuellement. Avec une vision claire en matière de financement alternatif, nous pourrons garantir la durabilité et la stabilité de la sécurité sociale. 

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Marc Schiepers
Directeur général des services financiers et statistiques